Jeden Monat eine Zahl, keine Rechnung ohne Beleg.
Eine gut gebaute Automatisierung wird nach drei Monaten unsichtbar — und ein Monatsbetrag für etwas Unsichtbares wird irgendwann gestrichen. Deshalb gehört zum Betrieb bei uns ein Bericht auf einer Seite: was das System verarbeitet hat, wie viele Stunden das gegenüber vorher gespart hat, was es nicht allein entscheiden konnte, und was ausgefallen ist.
Gemessen wird gegen das, was vorher war.
Im Prozess-Screening steht am Anfang, was der Prozess heute an Zeit kostet — je Vorgang, von Hand. Diese Zahl bleibt der Vergleichsmaßstab für die gesamte Laufzeit. Sie wird später nicht nachgebessert, auch nicht, wenn sie zu vorsichtig war. Ohne diesen Anfangswert ist jede spätere Ersparnis eine Behauptung.
Aus dem System, nicht geschätzt
Vorgänge, Automatikquote, Ausnahmen und Störungen kommen aus der Ausführungshistorie. Wo eine Schätzung eingeht — die Minuten je Vorgang aus dem Screening —, steht das im Bericht dabei.
Der eigene Aufwand wird abgezogen
Freigaben und Korrekturen kosten Ihre Leute Zeit. Diese Zeit steht im Bericht und wird von der Ersparnis abgezogen. Ein Bericht, der das unterschlägt, hält der ersten Nachfrage nicht stand.
Ein schlechter Monat steht genauso drin
Störungen mit Datum, Dauer und Ursache. Der Bericht ist ein Betriebsnachweis, keine Werbung — sonst wäre er in dem Moment wertlos, in dem er gebraucht wird.
Ein Musterbericht.
Aufbau und Form sind echt, die Zahlen sind erfunden — es gibt keinen Kunden, dessen Bericht hier stünde.
Wirkungsreport — Angebotsfreigabe
1 · Durchsatz
| Vorgänge verarbeitet | 412 |
| davon automatisch entschieden | 361 · 87,6 % |
| davon zur Freigabe vorgelegt | 51 · 12,4 % |
| davon nach Freigabe korrigiert | 6 |
2 · Zurückgewonnene Stunden
| Baseline aus dem Prozess-Screening (03/2026) | 11 min je Vorgang |
| Rechnerischer Aufwand ohne System | 75,5 h |
| Tatsächlicher Aufwand mit System (Freigaben, Korrekturen) | 9,2 h |
| Zurückgewonnen | 66,3 h |
3 · Ausnahmen — was das System nicht allein entschieden hat
| Art | Anzahl |
|---|---|
| Betrag über Freigabegrenze — so vorgesehen, keine Änderung nötig | 28 |
| Lieferant nicht zuzuordnen — 9 davon derselbe neue Lieferant, Stammdaten ergänzt | 14 |
| Belegqualität zu schlecht — alle aus einer Filiale, Hinweis ist raus | 6 |
| Sonstiges | 3 |
4 · Störungen
| Datum | Ursache und Abhilfe | Dauer |
|---|---|---|
| 07.08. | Token der Buchhaltungsschnittstelle abgelaufen — erneuert, Ablauf wird jetzt 14 Tage vorher gemeldet | 2 h 10 min |
| 23.08. | Störung beim Mailversand des Anbieters — Vorgänge automatisch nachgeholt, keiner verloren | 35 min |
Was im Bericht nichts zu suchen hat.
- Keine Inhalte der Vorgänge. Der Bericht zählt und misst, er zitiert nicht — keine Namen, keine Belegtexte, auch nicht als Beispiel für eine Ausnahme.
- Keine Auswertung einzelner Mitarbeitender. Weder wer wie viele Freigaben erledigt hat noch, wie lange jemand dafür braucht. Zusammengefasst wird über den Prozess, nie über Personen.
- Keine Vergleiche mit anderen Kunden, auch nicht anonymisiert.
- Keine Hochrechnung auf das Jahr. Aus 66 Stunden im August werden hier keine 800 Stunden im Jahr — berichtet wird der Monat, der im Titel steht.
Welche Zahl wäre bei Ihnen die entscheidende?
Im ersten Gespräch klärt sich, ob sie sich überhaupt messen lässt.
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